Het UBO-register verschijnt de laatste maanden regelmatig in de media. Een zeer belangrijke en verplichte vernieuwing voor alle ondernemingen.
Met de komst van het register zijn alle ondernemingen verplicht om hun aandeelhouders en stille vennoten kenbaar te maken, en dit een eerste maal vóór 30 september 2019!
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is voluit “Ultimate Beneficial Owner” of het centraal register voor de uiteindelijk begunstigden van ondernemingen, stichtingen, trusts, (internationale) vzw’s en fiducieën. Wie meer dan 25% van de aandelen, deelgerechtigheden, stemrechten of van het kapitaal van de vennootschap in handen heeft – of op een andere manier de eigenlijke macht heeft – wordt gezien als de uiteindelijke begunstigde. Indien op basis van deze twee criteria niemand kan worden aangeduid, dan is de zaakvoerder de uiteindelijke begunstigde. De begunstigde is altijd een natuurlijk persoon.
Deze regeling is gebaseerd op een Europese richtlijn en is een nieuwe maatregel tegen witwassen en financiering van terrorisme. Indien de uiteindelijke begunstigde reeds ingeschreven staat in een gelijkaardig register in een andere lidstaat, dan is het niet nodig om opnieuw de registratie te doorlopen in het Belgisch UBO-register. De begunstigde moet dan wel een uittreksel van die informatie bezorgen aan de Administratie van de Thesaurie.
Deze transparantie is ook goed om sneller fiscale fraude op te sporen.
Ingeven van deze gegevens in het UBO-register is verplicht:
-om accurate (en bijgewerkte) informatie over hun uiteindelijke begunstigde(n) bij te houden, met inbegrip van verduidelijkingen over de omvang en de aard van het effectieve belang;
-om het UBO-register van de eerder genoemde informatie te voorzien. Alle wijzigingen omtrent die informatie moeten ook binnen de maand worden geregistreerd in het UBO-register.
Ondernemingen moeten ook van hun klanten kunnen nagaan wie de uiteindelijke begunstigde is. Zo kunnen zij informatie opvragen, bijvoorbeeld wanneer er een vermoeden van witwassen van geld bestaat, wanneer er een vermoeden bestaat dat de gegevens van de klant niet waarheidsgetrouw zijn of wanneer ze niet-gebruikelijke transacties voor de klant uitvoeren.
Sancties
Er zijn sancties verbonden aan het niet-naleven ervan. Indien de gevraagde gegevens op 30 september 2019 niet in het UBO-register staan, of indien deze informatie niet correct of up-do-date is, riskeren de bestuurders van de vennootschap – in het kader van hun bestuurdersaanprakelijkheid – een boete die oploopt € 250 tot € 50.000.
Hoe kan je jouw onderneming registeren?
Het UBO-register kan je raadplegen en invullen via het portaal MyMinFinPro-Portal ( klik hier en kies 'applicaties' - 'UBO-register'. Je kan je vervolgens aanmelden met een eID-kaartlezer, via een token, ...). of via de website van de FOD Financiën. De website heeft ook een FAQ en daarop vind je ook een gebruikershandleiding die je stap voor stap uitlegt hoe de gegevens ingebracht kunnen worden in het register.
Welke informatie moet je in het UBO-register invullen?
Van elke uiteindelijke begunstigde moeten de volgende gegevens in het UBO-register worden ingevuld:
Per UBO moet je volgende informatie overmaken:
- De naam en voornaam;
- De geboortedatum;
- De nationaliteit(en);
- Het volledig verblijfsadres inclusief het land;
- De datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde is geworden van de onderneming
- Het rijksregisternummer of bisnummer van de identiteitskaart, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de Belgische staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
- De categorie(ën) van UBO’s waartoe hij behoort.
- De categorie(en) van personen waar hij onder valt: is hij/zij aandeelhouder, zaakvoerder of een hoger leidinggevend personeelslid? Bekleedt hij/zij alleen of samen met andere personen deze functies?
- Is hij rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde? En in het laatste geval: wie zijn dan de tussenpersonen (met alle identificatiegegevens van deze tussenpersonen)?
- De omvang van het uiteindelijke belang in de onderneming, bv. de al dan niet gewogen percentages van de aandelen of stemrechten.
Wie heeft er toegang tot het UBO-register?
De bevoegde autoriteiten (o.a. de fiscus en het parket) krijgen onbeperkt toegang tot deze informatie. Financiële en andere instellingen die een rol spelen in de preventie van witwassen van geld en de financiering van terrorisme, raadplegen net zo gemakkelijk het UBO-register. Ook iedere gewone burger en rechtspersoon kan het register raadplegen, maar wel beperkt. Ze moeten een legitiem belang hebben, m.a.w. er moet een legitieme reden zijn om in het register te gaan snuisteren. Ze kunnen niet alle informatie zien, bv. het rijksregisternummer en het adres van de uiteindelijke begunstigden, en dit omwille van privacyredenen. De uiteindelijke begunstigden kunnen vragen om bepaalde informatie in het register te verbergen, bv. vanwege het risico op fraude, afpersing, chantage, ontvoering, pesterijen, intimidatie of geweld of als de uiteindelijke begunstigde een minderjarige is.
Contact
Wens je meer informatie of zit je met vragen rond het UBO-register? Aarzel niet om op onze website een van onze partners aan te spreken of ons te contacteren.